Cómo respaldar expedientes clínicos sin que dependa de tu memoria

Casi todos los consultorios que visitamos tienen respaldo. El problema es que casi ninguno tiene uno que funcione el día que hace falta.

La versión más común: una carpeta en la computadora de recepción que alguien copia a una memoria USB "cada tanto". La segunda más común: nada, porque los expedientes están en papel y el papel se siente permanente.

Ninguna de las dos sobrevive a lo que de verdad pasa: un disco que deja de encender, un ransomware que cifra la carpeta compartida, una inundación, un robo. Y el momento en que te enteras de que el respaldo no servía es siempre el peor momento posible.

Tres cosas que se confunden con un respaldo

Una copia en el mismo equipo no es respaldo. Si el archivo original y la copia viven en el mismo disco, un solo disco descompuesto se lleva los dos.

Un disco externo conectado tampoco. El ransomware cifra todo lo que la computadora pueda escribir, y eso incluye el disco USB que dejaste enchufado "para que se respalde solo".

Sincronizar no es respaldar. Una carpeta sincronizada replica lo que le pase al original, incluido borrarlo. Si alguien elimina el expediente por error el lunes, el martes ya no está en ningún lado. Un respaldo guarda versiones anteriores; una sincronización guarda el estado actual.

La regla que sí funciona: 3-2-1

Es vieja y sigue siendo la referencia, porque cada número tapa una forma distinta de perderlo todo:

• 3 copias de la información: la que usas y dos respaldos.
• En 2 medios distintos: si las dos copias están en discos del mismo lote comprados el mismo día, fallan parecido.
• 1 fuera del consultorio: es la única que sobrevive al incendio, la inundación y el robo.

Para un consultorio de una persona esto no significa montar una infraestructura. Significa que al menos una copia tiene que estar en un lugar que no sea el consultorio, y que alguien tiene que poder recuperarla sin que dependa de que la recepcionista se acuerde.

La prueba que nadie hace

Un respaldo que nunca se restauró no es un respaldo: es una carpeta con la que te sientes tranquilo.

La única forma de saber si sirve es intentar recuperar algo. Elige un expediente al azar, restáuralo desde el respaldo y ábrelo. Si el archivo está corrupto, si la carpeta que creías completa solo tenía la mitad, o si nadie se acuerda de la contraseña del disco cifrado, es mucho mejor descubrirlo un martes cualquiera que el día que te lo pide una autoridad.

Ponle fecha en el calendario. Dos veces al año es suficiente.

Qué dice la norma

La NOM-004-SSA3-2012 obliga al médico a integrar y conservar el expediente clínico. La NOM-024-SSA3-2012 aplica a los sistemas de información de registro electrónico para la salud y exige, entre otras cosas, que garanticen la disponibilidad de la información y cuenten con mecanismos de respaldo y recuperación.

Dicho en corto: la responsabilidad de que el expediente exista y esté disponible es tuya, uses papel o software. Sobre qué revisa la NOM-004 nota por nota escribimos aquí. Cambiar de soporte no cambia de quién es la obligación, solo qué tan fácil es cumplirla.

Por qué la nube resuelve esto casi solo

No por moda: porque convierte en automático lo que dependía de que alguien se acordara.

• La copia fuera del consultorio existe por omisión, no como tarea extra.
• El respaldo corre sin que nadie lo lance.
• Se guardan versiones anteriores, así que un borrado por error se puede deshacer.
• Y el expediente deja de estar atado a una computadora en particular: si el equipo del consultorio muere, abres el navegador en otro y sigues.

La contrapartida honesta: dejas de administrar discos y pasas a depender de un proveedor. Por eso importa cuál eliges.

Cinco preguntas para tu proveedor

Sirven igual para nosotros que para cualquier otro sistema que estés evaluando:

1. ¿Cada cuánto se respalda y cuánto tiempo se guardan las copias? "En la nube" no es una respuesta.
2. ¿Puedo exportar todo mi expediente cuando quiera, sin pedir permiso? Si la única forma de sacar tu información es un trámite, no es tuya del todo.
3. ¿Qué pasa si dejo de pagar? La respuesta correcta no es "se borra".
4. ¿La información está cifrada, en tránsito y guardada?
5. ¿Quién puede ver los expedientes por dentro? Debería poder decírtelo sin rodeos, y debería quedar registrado quién consultó qué.

Si un proveedor no puede contestar estas cinco en una llamada, esa ya es la respuesta.